SISTEM ADMINISTRASI TATA PERSURATAN DI PUSAT REAKTOR SERBA GUNA

Sari

Lamanya proses administrasi dalam hal pencatatan surat masuk/surat keluar, sulitnya surat ditemukan kembali pada saat diperlukan, hilangnya surat karena tercecer yang menyebabkan hilangnya data, serta lambatnya informasi yang didapat, melatarbelakangi dikembangkannya aplikasi komputer berbasis teknologi informasi di BATAN. Saat ini PRSG menggunakan SITP sebagai alat bantu dalam melaksanakan pengelolaan surat. Meskipun mempunyai beberapa keuntungan, SITP masih mempunyai beberapa kelemahan diantaranya adalah bahwa SITP tidak dapat diterapkan untuk surat yang bersifat rahasia, karena hanya personil tertentu saja yang dapat membacanya. Kelemahan lain adalah produk SITP hanya berupa salinan surat yang tidak memiliki nilai otentisitas, sehingga tidak bisa dijadikan alat pertanggung jawaban yang sah secara hukum. Makalah ini membahas tentang keunggulan dan kelemahan SITP dalam melakukan proses administrasi tata persuratan. Lingkup penulisan dibatasi pada administrasi persuratan yang ditangani Subbagian PKDI-PRSG. Dari hasil pengamatan pengelolaan persuratan di PRSG disimpulkan bahwa SITP meskipun masih mempunyai beberapa kelemahan patut diapresiasi sebagai langkah maju dalam hal tata persuratan. Penggalian kemampuan yang dimiliki SITP perlu dilanjutkan terus menerus demi tercapai sistem pengelolaan surat yang efektif dan professional.

Kata Kunci : Administrasi, Persuratan, informasi

Several aspects deemed as driving force of development of a computer-based applications technology information (SITP) are duration of administration process for incoming / outgoing mail recording, difficulty to retrieve a mail when needed, scattering causing a letter lost then data lost and slowness information obtained . Currently the Center for Multi Purpose Reactor GA Siwabessy PRSG) applies SITP as a tool to manage on mailing procedures. Despite having several advantages, SITP still have some weakness such as that SITP can not be applied to a confidential letter and only limited people having authority to read it. Another weakness is that SITP product constitute as a copy of a letter having no legal value. This paper discusses their advantages and disadvantages of SITP to manage on administration process of mailing procedures.. Scope of this paper is limited to mailing procedures handled by PKDI Subdivision of the PRSG. From day to day observation of handling mailing procedures at the PRSG it the can be concluded that the SITP although it still has some weaknesses it should be appreciated as a step forward in terms of governance correspondence. Searching its capabilities should be proceed continuously in order to achieve an effective and professional on mailing manageme.

Key Words : Administration, mailing, Information